CHAPITRE 5 DU PTB: SERVICES DE SOUTIEN

Grand Programme 5.1: Soutien � l'information et aux publications

R�alisations

Programme 5.1.1: Information du public et soutien aux publications

442. Ce programme, qui est ex�cut� par la Division de l'information (GII), contribue � la communication avec les gouvernements membres, les partenaires du d�veloppement et l'opinion publique sur les activit�s de l'Organisation, en particulier en diffusant des messages sur le mandat, les priorit�s et les programmes techniques de la FAO. Les activit�s de ce programme comprennent notamment:

• le soutien au programme de publications techniques de la FAO;
• la production de mat�riels imprim�s, vid�o, radio et multim�dias;
• les relations avec les m�dias;
• la tenue � jour des pages Internet de la FAO.

Le programme a �galement absorb� le d�ficit du Fonds sp�cial des produits de l'information. Les recettes de la vente des produits de l'information et recettes apparent�es de publicit� sont cr�dit�es � ce Fonds, mais les co�ts ont d�pass� les recettes de 0,4 million de dollars E.-U.

443. La politique et la strat�gie de communication de l'Organisation ont �t� �labor�es en 1998 et publi�es en 1999 pour donner des orientations au personnel, y compris les fonctionnaires des d�partements techniques, sur certains aspects de leurs activit�s li�es � l'information du public. Une attention particuli�re a �t� accord�e � l'examen et au suivi des plans de communication et de publication des d�partements et des bureaux r�gionaux afin d'assurer que les produits d'information soient de la meilleure qualit� possible et donnent de l'Organisation une image globale coh�rente et appropri�e.

444. Relations avec les m�dias. Les efforts en direction des m�dias, � savoir la presse, la radio, la t�l�vision et Internet, ont �t� int�gr�s afin d'assurer la coordination et la clart� des messages de la FAO. En coop�ration avec le personnel technique, on s'est efforc� de d�finir et de mettre en relief les principales activit�s normatives li�es aux pr�occupations d'actualit� au niveau mondial. Comme indiqu� au Tableau 5.1-1, le nombre de communiqu�s de presse et de rapports et programmes pour la radio a augment�, tandis que les activit�s plus co�teuses comme les conf�rences de presse, les s�minaires et les missions de reportage ont �t� r�duites. Il y a eu moins d'articles sp�cialis�s, les agences de presse pr�f�rant pr�parer leurs propres articles, avec l'aide du personnel et des donn�es de la FAO. La Division a privil�gi� les activit�s moins co�teuses en direction des m�dias, et elle a aussi cherch�, chaque fois que possible, � travailler en partenariat avec les d�partements techniques. Les accords de partage des co�ts qui en r�sultent ont permis d'augmenter le nombre de productions vid�o, et la Division a �t� en mesure de proposer des reportages vid�o � des cha�nes de t�l�vision souhaitant �laborer des comptes rendus sur la base des communiqu�s de presse de l'Organisation.

TABLEAU 5.1-1: ACTIVIT�S D'INFORMATION DU PUBLIC (QUELQUES INDICATEURS)

445. Production de mat�riels d'information. Des efforts visant � sensibiliser l'opinion publique ont �t� lanc�s dans le cadre de la campagne Journ�e mondiale de l'alimentation/TeleFood, gr�ce � la production de brochures, opuscules, CD-ROM multim�dias interactifs et � un site Internet, comme indiqu� au Tableau 5.1-2. L'�l�ment Information du public du site Internet est devenu un outil important afin d'atteindre les audiences cibles et d'ajouter une nouvelle dimension aux campagnes d'information multim�dias. La nouvelle technologie digitale et les techniques de production ont accru la quantit� et am�lior� la qualit� des expositions et pr�sentations multim�dias de la FAO, comme celles pr�par�es pour la Consultation de haut niveau sur les femmes rurales et l'information. La phototh�que digitale, accessible sur Internet, a nettement augment� l'utilisation, la vente et la connaissance des photographies de la FAO.

Tableau 5.1-2: Mat�riels d'iNFORMATION (quelques indicateurs)

446. Politiques et soutien en mati�re de publications. Les changements qui ont suivi l'examen de la structure des publications de la FAO en 1996-97 ont �t� compl�t�s en 1999 avec la cr�ation du Comit� de la communication de l'Organisation, en remplacement de l'ancien Comit� des publications. Le nouveau Comit� supervise l'application de la politique et de la strat�gie de communication de l'Organisation. Des comit�s de la communication et des publications par d�partement et par bureau r�gional ont �t� cr��s pour �laborer des plans dans le cadre de la pr�paration du Programme de travail et budget. Des repr�sentants de GII sont membres de ces comit�s et collaborent avec les d�partements techniques pour formuler et �toffer ces plans de communication et de publications.

447. Avec la cr�ation du Comit� de la communication de l'Organisation, les cat�gories existantes de produits d'information ont �t� r�vis�es pour mieux cibler l'objectif et l'audience des publications de la FAO. Les nouvelles cat�gories sont les suivantes:

• Sensibilisation: produits d'information destin�s � sensibiliser l'opinion, � modifier les politiques et � renforcer la volont� politique;
• Technique: titres destin�s � �largir les connaissances techniques sur des questions li�es au mandat de la FAO, subdivis�s en documents de fond, documents techniques et mat�riels didactiques, documents par sujet/r�gion/pays et rapports et documents techniques;
• lettres et bulletins d'information: titres destin�s � des audiences de sp�cialistes dans des domaines de programme sp�cifiques.

448. Les indicateurs du programme des publications de l'Organisation figurent au Tableau 5.1-3. Le premier grand document de sensibilisation de la FAO dans le nouveau syst�me de classification, L'�tat de l'ins�curit� alimentaire dans le monde (SOFI), a �t� publi� en 1999 en anglais, arabe, espagnol et fran�ais. R�dig� dans un style simple et convivial, ce document a fait appel � des techniques graphiques et de composition pour pr�senter des informations statistiques de mani�re attrayante, ce qui a suscit� un int�r�t consid�rable de la part des m�dias. Produit par le D�partement �conomique et social et GII, le SOFI donnait les derni�res estimations du nombre de personnes souffrant de la faim de mani�re chronique dans les pays en d�veloppement et a pr�sent� les premi�res estimations comparables jamais publi�es concernant le nombre de personnes qui souffrent de la faim dans les pays industrialis�s et dans les pays en transition. Les �ditions suivantes du SOFI seront des rapports int�rimaires r�guliers sur les efforts mondiaux et nationaux visant � atteindre l'objectif du Sommet mondial de l'alimentation qui est de r�duire de moiti� d'ici 2015 le nombre des personnes sous-aliment�es dans le monde.

TABLEAU 5.1-3: PUBLICATIONS (QUELQUES INDICATEURS)

449. Les documents concernant les politiques de la FAO publi�s au cours de l'exercice biennal visent le r�le normatif de la FAO, le Cadre strat�gique de la FAO 2000-2015 et la politique et la strat�gie de la FAO pour la coop�ration avec les organisations non gouvernementales et les organisations de la soci�t� civile.

450. Le programme des publications en chinois, en association avec l'Acad�mie chinoise d'agronomie, s'est poursuivi tout au long de l'exercice avec un nombre croissant de titres propos�s pour publication en chinois par les d�partements techniques. Le programme des publications de la FAO dans des langues non officielles de la FAO a �t� tr�s sollicit� et 65 titres ont �t� publi�s dans 26 langues.

451. Au cours de l'exercice consid�r�, GII a n�goci� des accords de copublication avec des �diteurs commerciaux, qui ont abouti � la publication de dix titres en 1999. Cette initiative a �t� prise afin d'accro�tre la visibilit� et la diffusion des titres de la FAO et de faire des �conomies.

Grand Programme 5.2: Administration

R�alisations

452. Ce Grand Programme couvre la comptabilit�, le contr�le financier et les syst�mes d'�tablissement des rapports de l'Organisation; il aide les directeurs de programme et le personnel technique � utiliser les technologies modernes de l'information et il �labore et applique des politiques destin�es � assurer que la FAO dispose d'un personnel comp�tent et motiv�.

453. La principale r�alisation, � laquelle tous les programmes ont contribu�, a �t� la mise en place des syst�mes Oracle et Atlas, pour remplacer FINSYS en tant que principal syst�me financier de l'Organisation. L'introduction de ces syst�mes au niveau des d�partements a commenc�. La participation de chacun des programmes est d�crite ci-apr�s.

Programme 5.2.1: Services financiers

454. Ce programme couvre l'administration financi�re assur�e par la Division des finances (AFF) et les services financiers connexes des bureaux r�gionaux. Les syst�mes � l'�tude au cours de l'exercice pr�c�dent ont �t� mis en place, � savoir Oracle (comptabilit� g�n�rale, comptabilit� des projets, comptes cr�diteurs et d�biteurs et achats) et un nouveau syst�me de voyage, ATLAS. Un syst�me de comptabilit� de terrain (FAS) a �t� introduit pour les bureaux d�centralis�s. Un module de tenue des comptes et une grande base de donn�es ont �t� cr��s pour la pr�vision et l'�tablissement de rapports. �tant donn� la complexit� des changements, l'Organisation a eu des probl�mes li�s � l'introduction du logiciel et des proc�dures, mais ces questions sont syst�matiquement r�solues.

455. La mise en place des syst�mes a �t� accompagn�e par une formation au si�ge et dans les bureaux r�gionaux pour assurer que tous les utilisateurs soient pr�ts � passer aux nouveaux syst�mes. Des manuels ont �t� publi�s donnant des directives sur la comptabilit� des activit�s du Programme ordinaire et des de projets et sur la gestion des comptes d'avances de caisse dans les bureaux d�centralis�s.

Programme 5.2.2: Services d'informatique

456. L'exercice biennal a vu le renforcement de la Division des syst�mes et des techniques d'information (AFI) avec la cr�ation de la Sous-Division des services de l'Organisation. Le transfert des responsabilit�s pour les t�l�communications de la Division des services administratifs (AFS) devait intervenir le 1er janvier 1998 mais n'a r�ellement eu lieu qu'en juillet 1999. Des am�liorations ont continu� � �tre apport�es aux syst�mes FAO tels que le Centre mondial d'information agricole (WAICENT) et aux applications d'Oracle (Tableau 5.2-2). Un soutien a �t� fourni � la politique de d�centralisation de l'Organisation en am�liorant l'infrastructure des techniques d'information et des t�l�communications de l'exercice pr�c�dent dans les bureaux r�gionaux et sous-r�gionaux et dans les bureaux de repr�sentants de la FAO. La Division �tait responsable du projet relatif au passage � l'an 2000, qui assurait l'adaptation des syst�mes de la FAO et de l'infrastructure des technologies de l'information au nouveau mill�naire.

TABLEAU 5.2-2: SERVICES D'INFORMATIQUE (QUELQUES INDICATEURS)

457. Une aide a �t� fournie pour les applications administratives et techniques. Les �l�ments financiers d'Oracle et le syst�me de comptabilit� de terrain sont devenus op�rationnels en 1999. Une partie des syst�mes ant�rieurs a continu� � fonctionner pendant l'installation d'Oracle. Les applications destin�es aux syst�mes d'informations techniques se sont beaucoup inspir�es des technologies Internet en pleine �volution. On continue � enregistrer une croissance consid�rable des consultations du site Internet de la FAO, en particulier de la base de donn�es statistiques fondamentales de l'Organisation (FAOSTAT).

458. Les technologies de l'information dans les bureaux d�centralis�s ont �t� am�lior�es, en particulier dans les bureaux r�gionaux et sous-r�gionaux. Les bureaux r�gionaux ont �t� connect�s au si�ge, permettant un acc�s direct aux syst�mes administratifs. Des probl�mes de performance des r�seaux de communication et des syst�mes ont �t� enregistr�s dans certains de ces bureaux, tels les bureaux r�gionaux pour l'Afrique et pour l'Am�rique latine et les Cara�bes, et les probl�mes sont � l'�tude. Toutes les mesures ont vis� � renforcer l'infrastructure d�ploy�e en 1996-97, en insistant sur la rapidit�, la fiabilit� et l'accessibilit�. Le syst�me de comptabilit� de terrain a �t� d�ploy� dans les bureaux sous-r�gionaux/bureaux de liaison et bureaux des repr�sentants de la FAO. Un plan destin� � r�soudre les probl�mes initiaux est en cours. Le soutien technique et la coordination ont �t� assur�s pour que tous les bureaux soient en conformit� avant le passage � l'an 2000.

Programme 5.2.3: Services du personnel

459. Le programme est ex�cut� par la Division du personnel (AFP). Le Plan d'action pour les ressources humaines adopt� par la Direction vise � orienter la Division du personnel non plus sur le traitement de transactions bas�es sur l'application de r�gles mais sur des partenariats avec la Direction de l'Organisation. Des initiatives visant la gestion des performances, la planification du remplacement des fonctionnaires partant � la retraite et la restructuration de la Division sont consid�r�es comme prioritaires pour les activit�s futures d'AFP. Sur la base de techniques de gestion de la qualit� totale, des activit�s ont commenc� pour la rationalisation des effectifs et du recrutement. Des probl�mes ont �t� identifi�s avec l'aide des parties prenantes, et des solutions et recommandations ont �t� propos�es � la Direction. Plusieurs domaines, notamment le recrutement et la formation du personnel, ont progress�
(Tableau 5.2-3).

TABLEAU 5.2-3: SERVICES DU PERSONNEL (QUELQUES INDICATEURS)

¹Au 31/5/99

460. Le Manuel de la FAO a �t� converti dans un format compatible avec le syst�me Intranet de la FAO en anglais, espagnol et fran�ais. Le R�glement du personnel est aussi affich� sur Intranet; les mises � jour du Manuel seront ajout�es au fur et � mesure. Le Fichier des candidats est diffus� dans les bureaux r�gionaux et fonctionne dans les Bureaux r�gionaux pour l'Asie et le Pacifique (RAP) et pour le Proche-Orient (RNE). Dans le Bureau r�gional pour l'Afrique et dans le Bureau pour l'Am�rique latine et les Cara�bes, la configuration des syst�mes a commenc�. Une proposition d'am�lioration du syst�me a �t� pr�par�e et un accord de principe a �t� obtenu pour application.

461. Les efforts de la Division visant � donner aux gestionnaires des avis en temps utile sur les relations avec le personnel ont fait baisser le nombre de recours administratifs. Des documents sur les politiques et des documents de synth�se ont �t� pr�par�s pour les fonctionnaires de direction sur des aspects relatifs au droit du travail. Une coordination a �t� assur�e pour les r�affectations de personnel rendues n�cessaires par l'application du sc�nario budg�taire de croissance nominale z�ro, y compris des d�parts n�goci�s en utilisant l'autorisation donn�e par la Conf�rence d'utiliser 12 millions de dollars E.-U. � cette fin.

462. La Division du personnel a coordonn� et supervis� le bilan de 1999 concernant les objectifs de parit� pour le cadre organique. � la fin de 1999, la FAO avait atteint dans son domaine le chiffre de 23 pour cent (l'objectif �tant de 24 pour cent). Le nombre de femmes du cadre organique est pass� de 280 � 311 en 1999. La Division du personnel a suivi l'application du Plan de la FAO pour l'int�gration des questions de parit�, et contribu� au rapport �tabli pour le Comit� du Programme, le Conseil et la Conf�rence. Cela a permis au Conseil d'adopter une r�solution concernant l'application d'un programme de parit� � la FAO.

463. La Division du personnel a continu� � aider les services d�centralis�s de personnel des unit�s administratives de soutien pour l'application du R�glement du personnel. Les groupes du personnel au Bureau r�gional pour l'Afrique et au Bureau r�gional pour l'Asie et le Pacifique ont fait l'objet d'une �tude pour assurer qu'ils disposent d'effectifs suffisants. Des directives et une formation en mati�re de services et d'orientation pour les questions de personnel sur Intranet ont �t� pr�par�es et mises en œuvre. Des am�liorations ont �t� apport�es en mati�re d'information relative � la gestion des ressources humaines, en particulier aux syst�mes donnant des informations aux gestionnaires, aux �tats Membres, aux organes directeurs, et autres int�ress�s.

464. En collaboration avec les fonctionnaires r�gionaux, un appui a �t� fourni pour la d�centralisation, la rationalisation des proc�dures et l'analyse des besoins en personnel. La d�centralisation de l'administration et des op�rations au Bureau r�gional pour l'Afrique, gr�ce � la cr�ation de l'unit� administrative de soutien et de la sous-division des op�rations, est achev�e. Cela a entra�n� la cr�ation de 55 postes et les recrutements correspondants et l'organisation des transferts de personnel entre la Division des op�rations de terrain (TCO) et le Bureau r�gional pour l'Afrique. Les 85 postes d'agents des services g�n�raux du Bureau r�gional pour l'Asie et le Pacifique ont fait l'objet d'un examen de m�me que les dotations en personnel des bureaux des repr�sentants de la FAO. Des descriptions de postes g�n�riques pour les D�partements des for�ts et des p�ches et les bureaux d�centralis�s ont �t� appliqu�es.

465. Conform�ment � l'enqu�te de 1997 sur les besoins de formation de l'Organisation et pour appliquer les strat�gies de l'Organisation telles que d�finies dans le Cadre strat�gique, de nouveaux programmes de valorisation des ressources humaines ont �t� lanc�s. Un programme pilote de formation en �quipe a �t� appliqu�, conform�ment � la tendance de l'Organisation � s'orienter vers des op�rations interdisciplinaires et la mise en place de partenariats. Des ateliers sur le Cadre strat�gique et la planification ont �t� propos�s � toutes les divisions dans la perspective de la pr�paration du Cadre strat�gique sur 15 ans.

466. Un nouveau programme d'orientation du personnel a �t� mis en place, sur Intranet, sur cassette vid�o et sous forme de manuel pour les superviseurs. Un programme de formation pour l'introduction d'Oracle a �t� lanc�, et celui-ci se poursuivra � titre prioritaire en 2000-01 pour faciliter son utilisation dans toutes les divisions. Une initiative d'enseignement des langues a �t� poursuivie afin d'am�liorer le soutien dans ce domaine, conform�ment aux objectifs de communication de l'Organisation.

467. Le Plan facultatif d'assurance-groupe vie, accidents et invalidit� (GLADI) a fait l'objet d'un appel d'offres et a ensuite �t� adjug� le 1er avril 1998. Un appel d'offres a �t� lanc� pour s�lectionner un actuaire-conseil; la personne retenue a commenc� en avril 1999 une �tude d�taill�e du Plan d'assurance m�dicale.

468. Le Service m�dical a intensifi� ses activit�s en mati�re de pr�vention et de promotion de la sant� et achev� la mise au point de la planification et des activit�s pr�liminaires en vue de nouveaux services. Les fonctions traditionnelles pr�vues dans les statuts de l'Organisation ont continu� d'�tre assur�es.